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 [Event] Week end découverte

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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 18:05

tu es un de ceux qui vont gérer l’accueil et la buvette donc à toi de voir! Tu peux en parler avec les autres qui vont s'en occuper!
Aprés, je me suis arrangé pour avoir quelques gâteaux et pizzas gratuites.
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Harleen Quinzel
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 18:09

Dominique a écrit:
Apparemment un gentil comique a découvert de nouvelles fonctionnalités du forum !  Smile 

 farao 

@Altaïr : Vers qui te tourner ? Et bien, je ne sais pas trop, pour tout t'avouer. Il faudrait que vous estimiez le nombre de visiteurs pour estimer le nombre de produits à acheter.
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Altaïr
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 18:45

Désolé, je n'est pas de retex sur un tel événement, ne serait ce que sur les quantité, à combien estime t'ont le nombre de visiteurs par exemple. n'y a t-il pas quelqu’un qui à déjà de l'expérience dans ce domaine?
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Harleen Quinzel
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 18:47

Rassure-toi, Altaïr, ce n'est pas à ceux qui sont à la buvette d'estimer le nombre de participants mais aux organisateurs principaux, et notamment ceux qui s'occupent de la communication. Logique ! Ca dépend de comment et à qui est diffusé l'invitation. Donc pour l'instant, n'écoute pas ce que t'as dit Crazy. Il faut d'abord faire les choses dans l'ordre et gérer les ateliers et invités !
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Axiae
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 19:22

J'ai fais une liste des choses a acheter, mais pour les quantité, il faut que nous (l'asso) nous mettions d'accord.
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Harleen Quinzel
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 19:28

Il faut d'abord que vous fassiez la communication et voir qui vous dit qu'il vient. Pour cela : organiser les ateliers pour pouvoir faire la com ! C'est pas du tout la bouffe la priorité...Enfin, faites comme vous le sentez ! Smile
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CactusMaan
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 19:32

Le pôle achat peut attendre ...

Avant de chiffrer quoi que ce soit, il faut d'abord établir un programme noir sur blanc, définir des objectifs (temps, humains, etc), en déduire l’attractive possible de l’événement, en fonction du programme et de la communication qui sera choisie. Et enfin, une fois que TOUT aura été fait, la dernière semaine, ou un truc comme ça, il pourra y avoir chiffrage de la buvette.
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Harleen Quinzel
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 19:39

Voilà, merci Cactusmaan.

C'est à vous de gérer, now, il vous a remis sur la bonne piste.
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Altaïr
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 19:49

J'ai pris des renseignements pour la partie buvette auprès de personnes qui ont déjà organisé des événements similaires.
- On m'a conseiller de se fournir chez Doumenge, il reprennent tout ce qui n'a pas été ouvert (qui peut être revendable)
- De prendre Coca, orangina, ice tea, bière (c'est ce qui se vend le mieux) de plus Doumenge prête la machine à bière
- Pour les cèpes il faut les faire avant ce qui evite une personne a temps plein derrière la crépière.

Pour Doumenge je doit avoir un compte.
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CactusMaan
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 20:00

Bien vu pour Doumenge. Merci Joel.

Concernant les cèpes -> Marketing sensoriel (odeur de crêpe = envie de crêpe = achat de cèpes en masse Wink ).
Donc ce serait dommage de ne pas en faire en live, quitte à écouler le stock après. Après faut que la personne qui s'en occupe veuille bien sacrifier un peu de son temps sur d'autre pôles.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 20:07

Peut-on vendre de la biére? Il y a une réglementation pour l'alcool =/
Et puis, nous devrions peut-être faire appel au commerçant de Montbeton: on les fait tavailler, on participe à l'économie de la ville donc on est bien vu par la mairie!
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Altaïr
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 20:20

Pour les cèpes mieux vaut prévoir deux crêpières minimum, pour éviter d'être débordé. Pour la bière la pression se vend le mieux, il faut qu'a Monbeton ont nous prête la machine, et s'assurer qu'on nous reprennent les invendus, vaut mieux vendre au verre qu'a la canette.
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Spinster
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 20:25

Je viens tout juste de sortir de la supérette de Montbeton et le patron est un type franchement sympa sur ces conditions, à savoir : Il nous reprendrai tout le stock invendus en boisson et sec; il nous fera des cadeaux (seule possibilité pour lui pour faire des ristournes/rabais) type produits gratuits; on peut avoir un réassort d'urgence au cas où; on le paye à J+7.

En plus d'avoir un bon partenaire local, ce qui peut augmenter notre popularité envers la mairie car une entreprise au gros chiffre d'affaire verse des impôts plus lourd; on est tout proche en cas de pépin. Aussi, pour bosser dans ce milieu, ce genre de conditions n'existe quasiment pas pour ce genre d'événement !

Aussi, pour établir un véritable budget avec cette communication qui vous tient si cher à votre coeur, j'aimerai avoir un état détaillé des fonds que disposent l'association, et la part qu'elle serai prête à allouer pour ce projet. Je demande aussi au trésorier, le numéro de téléphone et/ou l'adresse postale/e-mail du contact privilégié pour l'assurance ou, à défaut, ceux de l'agence concernée
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Harleen Quinzel
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 20:29

@Crazy et Spinster : Ben, faire appel aux commerçants locaux et galvaniser l'économie de Montbeton, ça a toujours été le but et on a toujours agit en ce sens depuis le début de ce projet.

Merci à Baptiste d'avoir été voir les commerçants, au moins, il y a du concret. Quant à la communication qui nous tient tant à coeur, elle est vitale. Beaucoup n'étaient pas là durant le week end ludique, il y a quelques années, mais les Trollistes avaient géré niveau bouffe mais niveau com' : zéro. Du coup, un fiasco total au niveau des visites des autres associations et des habitants. Smile
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Spinster
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 20:31

C'est pour cela que je demande l'état des caisses, pour éviter de sortir un projet com à 200 € quand on peine à en trouver 5, quand on racle les fonds de tiroir. Et je caricature, bien entendus.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Lun 17 Mar 2014 - 20:41

Citation :
Aussi, pour établir un véritable budget avec cette communication qui vous tient si cher à votre coeur, j'aimerai avoir un état détaillé des fonds que disposent l'association, et la part qu'elle serai prête à allouer pour ce projet. Je demande aussi au trésorier, le numéro de téléphone et/ou l'adresse postale/e-mail du contact privilégié pour l'assurance ou, à défaut, ceux de l'agence concernée

Ok baptiste on va passer sur la remarque sarcastique pour te dire que si tu fais un topic propre en partie ca je te répondrais. Cela dit je suis ravi que tu t’intéresse enfin à ces topics oubliés où jadis résonnaient l'echo de mes posts. Ah et pour info je m'appelle fabrice.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 19:51

Tant que je n'ai pas de trésorerie sous les yeux, on va partir dans l’hypothèse où l'on a budget illimité. Au niveau de la communication, j'ai pensé à demander des devis à plusieurs imprimeurs du coin (Montbeton n'en aillant pas, il est difficile de faire bosser l'économie local pour le coup) afin d'avoir des flyers qui iront, je pense, dans chaque boite de Montbeton, pour commencer. On peut aussi voir pour faire apparaitre une pub sur l'écran moche qui relai les infos communal à l'entrée de la ville.

On peut aussi penser à cibler l'école primaire avec une affiche et une communication en classe via les professeurs, en plus de divers commerçants volontaires. Les collèges et les lycées du coin, eux, peuvent aussi faire l'objet de tractation ainsi que quelques points stratégiques comme pose ton pion, ou l'occitroll. Enfin, Facebook, c'est magique, c'est gratuit !

Au niveau résultat, après rendez-vous avec un prof de gestion ayant 25 ans de gestion de magasin (et donc d'événementiel) derrière lui, il semble que, pour lui, il faut espérer un retour compris entre 10 et 15% vis à vis de la tractation flyers.

Je me renseignerai donc sur le dernier recensement de Montbeton pour déterminé au plus précis le nombre de flyers minimum à imprimer. La communication devrai être initié à J-30 avec une accélération progressive (école, mairie...) à J-7.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 19:58

Pour les flyers je connait un imprimeur!
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:01

Attention, pour les flyers à l'école. L'adjointe du Maire m'avait informée au cours de notre rendez-vous que l'on ne pouvait pas leur en laisser car ils n'affichent rien des associations. Il faut distribuer les tracts à la sortie des écoles si vous voulez que les parents aient l'information.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:10

Des informations concernant un message que les prof peuvent relayés vite fait en cours à ce sujet, Marion ?

Altaïr > J'veux bien un site et/ou un numéro alors !
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:11

Non car c'est le directeur qui fait blocus. L'adjointe m'a bien stipulé qu'il faudrait distribuer les flyers à la sortie de l'école, au moment des sorties de classe.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:13

1) ma maman le fera gratuitement
2) je travaille au centre-aéré. Je pensais les donner aux enfants et aux parents au moment de l’accueil.
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Arjuna Khan
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:16

Sachant que dans tous les cas les flyers reviendront toujours beaucoup plus cher qu'un affichage dans une optique ou l'asso a peu de rentrée et une perte sèche de 80 € par an. Pour l'imprimeur le mieux me semble t-il est un appel d'offre.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:18



Légende :

1) Une scène
2)Entrée principale
3)Portes menant à l'endroit où sont stockées les tables et chaises.
4)Comptoir du bar avec derrière une salle réfrigérée.

Voilà comment est, en gros, fait l'espace.

La Mairie se propose de prêter des sapinettes pour créer des espaces distincts.


Dernière édition par Harley Quinn le Mar 18 Mar 2014 - 20:19, édité 1 fois
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:19

Ma mére le fait gratuitement! Affiches, flyers etc.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:21

C'est bien.

Pour imprimer des flyers, il vous faut surtout le programme de la journée, par contre. Vous n'allez pas imprimer des flyers sans dire aux gens ce qu'il va se passer au cours de cette journée.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mar 18 Mar 2014 - 20:24

@Domi : Je suppose que c'est cela, oui. Mais au final, y'a toujours quelqu'un qui finira par payer : le patron de sa mère, ou nous. Smile

Je voulais ajouter quelque chose qui pourra vous donner des idées : les tables peuvent être rectangulaires ou parfois en demi lunes, ce qui pourrait donner un aménagement sympa, éventuellement.
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mer 19 Mar 2014 - 16:35

J'ai une importante nouvelle à vous communiquer : aujourd'hui, en sortant de mon partiel, je me suis rendue à l'Occitroll. J'ai parlé du week-end découverte à Marc et il ne pourra pas venir. La cause : ce week-end là précisément, la boutique organise un tournoi de Magic sur trois jours. Pour ceux qui ne le savent pas, dans le Tarn et Garonne, c'est la boutique qui attire tous les joueurs de Magic de la région ! En conséquent, on peut à mon avis, annuler le pôle Magic étant donné qu'il est peu probable qu'on trouve des joueurs pour l'occasion. Qu'en dites vous ?
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Dominique
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mer 19 Mar 2014 - 16:45

Fâcheux concours de circonstance, ça aurait été un pôle attractif.
J'ai contacté Cédric (Kakita) pour qu'il propose la démo de son JdS. Normalement il est disponible aux dates annoncées.
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Harleen Quinzel
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MessageSujet: Re: [Event] Week end découverte   Mer 19 Mar 2014 - 17:32

Sa venue pourrait donner du cachet à l'évènement, j'espère qu'il pourra venir.

Après, s'il y 'avait des motivés, on peut toujours proposer aux novices le débat et les ateliers d'écriture. Un concours de trois ateliers différentes ensuite récompensés par l'adhésion gratuite à l'association pour les gagnants avec les petits livrets de perso des étideurs, ou un truc du style, je sais pas.

Où en est on d'ailleurs, des éditeurs ?
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