Nouvel An rolliste !

il me semble que le sujet parle de lui même.

Je vous propose tout simplement d'organiser un nouvel AN dans un lieu commun (ou pas) qui nous permettrai histoire d'une nuit de nouvel an de faire la fiesta entre rollistes et amis !

il va s'en dire que nous allons discuter de la chose entre rollistes mais qu'il me semble tout à fait normale d'en faire profiter les amis.


pour bien faire il faudrait avant fin octobre avoir une estimation du nombre de personnes intéressés afin de rapidement pouvoir négocier une location assez grande pour nous "contenir" !

je souhaiterai que ce sujet soit relayé a toutes les associations rollistes amies afin que tous puissent participer, ici de préférence.

si j'en oublie faites le moi savoir.

the game club: prévenus

Toujours un plaisir de rencontrer les gens que l'on côtoie régulièrement en dehors de la seule bulle du JdR. J'ai voté positivement!

a noter évidement que les familles et les nom rollistes sont les bienvenus tant à la fête que sur le forum pour participer aux débats.

je sais que je me répète mais les rollistes c'est une grande famille !

rhoooo popa krug!!!
de forum en forum tu m'émeut toujours autant!!

(cf:ma réponse sur le forum de la seigneurie... :p ...)

Pour le moment les villes retenus sont:
- Tarbes pour ça situation géographique
- Mont-de-Marsan pour leur superbe salle

salut all,

Pour info, nous avons une réu ce soir de notre bureau, nous allons abordé la propo pour le nouvel an .

le tout étant de déterminer notre position avec l'assos, les possibilité de salle, et le recrutement des membres .

Afin de réunir toutes les infos au même endroit, je copie ici un bout de discussion du forum des HA.

Forum des Héritiers a écrit:

Fnou a écrit:

Je ne sais pas pour vous, mais moi j'aime cette idée :mrgreen:

Le seul hic : Je travaille le 31 décembre de 7h à 19h30, j'aurai passé une semaine bien chargée, si je veux donc profiter un minimum de ma soirée je ne ferai pas des centaines de kilomètres pour venir. Imaginons que je suis chez moi à 20h, le temps de préparer mes affaires et me préparer on va dire 21h (je sais, c'est utopique ), comptons maintenant les 3h30 qui me séparent de Montbeton... Je ne suis même pas là pour vous souhaitez "bonne année" et vu l'heure j'irai peut-être même me coucher

2 possibilités :
- Soit j'arrive à faire un échange avec une de mes collègues (mais peu de chance qu'une d'entre elle accepte de me faire le 31..) ;
- Soit on coupe la poire en deux et on fait ça sur Tarbes ;

Quoiqu'il en soit, sachant que de toute façon la semaine précédent le nouvel an je bosse à fond, je dois me déresponsabiliser entièrement de l'organisation de cet évènement et compter sur quelqu'un d'autre.

Mais sinon l'idée me plaît

...

Azathoth a écrit:

Krug' parlait de "lieu commun", et je pense en effet que le mieux devrait être un lieu, pour permettre une facilité d'accès générale, qui se situe au carrefour de nos routes. Tarbes est une bonne idée, ouep.

Sakanéné a écrit:

Très bien pour Tarbes. Il y a de fortes chances que je sois là

Krugger a écrit:

je pensait a Tarbes, pour la situation géographique, ou Mont-de-Marsan, pour le superbe local que nous connaissons tous de la convention des S3R !

par contre pour le coup si on pouvais discuter de tous ça sur un seul et même forum il me semble que ça aiderai énormément.

Plop, suite à notre réu du bureau de ce soir, nous avons abordé la question du nouvelle an, et nous avons décidé de participer avec vous à cet événement .

Nous commençons des demain à prospecter une salle sur Tarbes, et à faire de la pub sur notre fofo pour recruter en masse ^^ .

reste 2 points à régler :

- pour le 1er Novembre au plus tard : le nombres de personnes SUR qui viendraient

- Pour le 15 Novembre au plus tard : Comment s'organise t'on pour la bouffe ???

dans un premier temps et juste pour nous faire a tous un peu peur table sur environ 200 personnes (rollistes + leur moitié + enfants + amis potentiels) !

vous me direz mon dieu il est fou, ça fait trop de monde !
vous oubliez que nous sommes des rollistes et que nous somme fort pour organiser des truc de fou.

pour les dates je pense que c'est pas mal mais il faudra certainement réserver le local avant le 1° Novembre, d'où ma 1+ estimation à la louche.

on peu décomposer les missions pour cet évènement en plusieurs parties.

avant le 1° Novembre

0° thème/ambiance particulière ou pas ? si oui la quelles ?

1° faire passer l'information a tout le monde le plus rapidement possible et pas seulement comme je l'ai fait.
pour cella il faut une personne qui a le temps d'aller sur les forums et si possible qui des contact direct avec les associations (numéro de portable en autre). => Azathoth ?

2° discuter très sérieusement des possibilités du dit local pour faire le repas sinon faudra passer par un traiteur (au moins pour le plat principal) ce qui veux dire qu'il va falloir dès la mi octobre commencer a parler de ce que l'on va manger !
au besoin je viendrais passer un samedi sur Tarbes pour voir directement ce qui peu être faisable dans la cuisine du local.

3° l'argent va être le nerf de la guerre (j'en reparle plus bas) et pour un nouvel an on peu partir sur une participation ne dépassant pas les 50€ par adulte (a partir de 12ans on mange comme un adulte voir plus donc...).
ça semble être une grosse somme (je le consoit parfaitement) mais comme maximum pour un nouvel an très spécial dans un local loué pour autant de monde, il me semble que c'est pas trop.
évidement il faudrait faire le moins chère possible et songé a ceux qui ont pas mal de route ou beaucoup de bouches a nourrir !

après le 1° Novembre

4° on va parler nourriture il faut pas oublier les boissons. si on consomme des alcools il va falloir la encore ce mettre d'accord.
en effet du vin c'est sympa vue la quantité on peu avoir un prix mais une tireuse a bière serai probablement plus appréciable en fonction du menu évidement !

5° si alcool (hors vin) prévoir des voyage en Espagne ou au pas de la case.

6° mettre en relation toutes les personnes en fonction de ce qu'elles peuvent apporter a l'évènement (les gens qui savent cuisiner, les trésoriers d'associations, les pro de la musique ou de l'éclairage, les décorateurs, ceux qui peuvent prêter tel objet ou telle assistance technique - voiture, etc.)
tous le monde devra mettre la main à la patte pour que tout le monde puisse en profiter et ça surtout le jour J.
Hors de question de voir des gens en cuisine a préparer un truc alors que tout le monde profite.
exemple: pendant qu'une équipe prépare les entrée d'autres prépare la table, d'autre la déco, etc.


Le Nerfs de la guerre:
quoi qu'il arrive, quelque soit les achats des un et des autres il va être capitale de conserver toutes les preuves d'achat afin que l'équipe de comptable puisse faire les comptes et remboursé ceux qui devront l'être.
idéalement l'équipe trésorier devra être très strict et avoir les informations le plus vite possible.
par exemple si il faut payer des locations (salle, matériel hifi, éclairage, ..) qui va avancer l'argent ? que ce soit une association ou une personne il faudra la rembourser avant qu'il ne rentre chez lui.


ceci est un premier au pied du lit donc a modifier en fonction de ce qui va ce dire ensuite.

krugger a écrit:

vous me direz mon dieu il est fou, ça fait trop de monde !

MER IL ET FOU !

Spoiler:

ayant de la famille dans le milieu de la restauration, et ayant observé le profil des rolistes des diverses asso ces derniers mois je peux vous donner l'info suivante juste en faisant appel à la logique,
ce nouvel an ne doit surtout pas dépasser les 30 a 35 euros et meme ainsi beaucoups le trouveront trop cher (rapport aux frais de déplacement, aux familles nombreuses et a l'absence de salaire suffisament élevé d'une grosse partie d'entres eux, voire pas de salaire du tout pour certains)...

krugger a écrit:

thème/ambiance particulière ou pas ? si oui la quelles ?

Chez les Héritiers ont a l'habitude de faire nouvel an sur notre 31, robe ou costume.. Ça peut être marrant de voir chacun d'entre nous bien sapé ^^

krugger a écrit:

l'argent va être le nerf de la guerre (j'en reparle plus bas) et pour un nouvel an on peu partir sur une participation ne dépassant pas les 50€ par adulte (a partir de 12ans on mange comme un adulte voir plus donc...).
ça semble être une grosse somme (je le consoit parfaitement) mais comme maximum pour un nouvel an très spécial dans un local loué pour autant de monde, il me semble que c'est pas trop.

Je suis d'accord avec Songe, c'est beaucoup trop cher. On va être très peu à venir si on reste sur ce prix. Même pour 35€...

krugger a écrit:

on va parler nourriture il faut pas oublier les boissons. si on consomme des alcools il va falloir la encore ce mettre d'accord.
en effet du vin c'est sympa vue la quantité on peu avoir un prix mais une tireuse a bière serai probablement plus appréciable en fonction du menu évidement !

J'ai beaucoup plus simple. Une fois qu'on a la liste exacte des personnes présentes, chaque groupe amène une partie du repas le jour J.
Ex : Les Héritiers amènent les salades de riz ;
Les Terres d'Ouest s'occupent des gâteaux apéro ;
La seigneurie des 3 Rivières amène les salades de fruit pour le dessert ;
Les Trollistes s'occupent des saucisses ;
Les Griffons s'occupent des boissons non alcoolisées ;
La Lune Noire amène le pain ;
...
Ce ne sont que des exemples.

Quant à l'alcool, ceux qui n'en boivent pas n'ont pas à payer pour les autres (et c'est ce qui revient au plus cher en général) donc même topo : chacun amène sa bière, son vin, son cidre, son apéro, et en fait profiter à ceux qui veulent. On fait table commune, et chacun se sert ce qu'il veut.

krugger a écrit:

Pendant qu'une équipe prépare les entrée d'autres prépare la table, d'autre la déco, etc.

Mettre la table ?? On fait buffet avec assiettes en carton..
La déco ?? On va pas se faire chier, du moment qu'on est tous ensemble ce sera le principal. On aura réussi à se réunir en grand nombre juste pour faire la fête, c'est déjà un grand évènement même sans froufrou nappes cotillons et tout le bordel.

krugger a écrit:

quoi qu'il arrive, quelque soit les achats des un et des autres il va être capitale de conserver toutes les preuves d'achat afin que l'équipe de comptable puisse faire les comptes et remboursé ceux qui devront l'être.
idéalement l'équipe trésorier devra être très strict et avoir les informations le plus vite possible.
par exemple si il faut payer des locations (salle, matériel hifi, éclairage, ..) qui va avancer l'argent ? que ce soit une association ou une personne il faudra la rembourser avant qu'il ne rentre chez lui.

C'est justement sur ça qu'il faudra se renseigner à l'avance. C'est pour ça, et uniquement pour ça qu'il faudra demander une participation financière à chacun :
Location de la salle + location matériel + éclairage... / le nombre de personnes présentes = Et là, si on est 200 comme tu dis, ça va pas nous revenir à bien moins cher. Et là je suis sûre que personne ne rechignera à payer ET la participation au nouvel an, ET la participation aux frais de transport.

Voilà mes idées ^^

les choses avancent bien, et la discussion aussi, même si certaine assos ne nous ont pas encore contacté pour nous donner leur avis ...

pour ce qui est du repas, du coté terres d'ouest, on serait plus pour essayer de trouver une soluce pour faire quand même un "vrai repas" plutôt qu'un "buffet picnic", par exemple, si on est vraiment aussi nombreux que le Présitroll le dit, on peut essayer de faire appel à un traiteur, car même à 50 personnes, ça reste rentable ...

pour le déco, je pense en effet que le plus important est de ce réunir, et que le décor est vraiment ... second plan ^^

pour ce qui est du matos, là aussi, sa va dépendre de qui viens, et donc de ce que chacun peut apporter, par exemple, dans notre assos, quelqu'un fait de la musique, un autre à été DJ amateur, on aurait ici les bases d'une sono ...

pour le thème, je rejoins Fnou, après tout, on se voit à chaques conv' avec la salle gueule du dimanche matin, les fringues froissés par le sac de couchage, pourquoi ne pas faire une soirée "standing" . . .

pour finir, c'est un très beau projet, et j'y crois fortement, mais pour qu'il vive, nous devrons le porter tous ensemble :

Nous président(e) d'assos et autre représentant(e) qui post sur ce forum en relayant l'info avec force ,
mais aussi les membres de chaque assos en faisant passé l'info, et en se motivant pour ce projet avec nous.

petit coeur a écrit:

les choses avancent bien, et la discussion aussi, même si certaine assos ne nous ont pas encore contacté pour nous donner leur avis ...

pour ce qui est du repas, du coté terres d'ouest, on serait plus pour essayer de trouver une soluce pour faire quand même un "vrai repas" plutôt qu'un "buffet picnic", par exemple, si on est vraiment aussi nombreux que le Présitroll le dit, on peut essayer de faire appel à un traiteur, car même à 50 personnes, ça reste rentable ...

alors n'oubliez pas qu'un traiteur, meme si vous le prenez juste pour la fourniture de la nourriture(meme sans service en somme)
pour un soir de nouvel an, ca sera inabordable et la vous pulveriserez le budget...

moi ravis d'avoir soulevé plusieurs lièvres.
je m'en vais dormir serein que les choses ce disent et que l'affaire ce lance.

et oui demain début du festival ALORS JOUONS et encore une foi je vais pas avoir dormis plus de 4h avant donc je vous laisser discourir de ça sans moi jusqu'à lundi voir mardi ^^

BIZ

Concernant la soirée "standing", ouep, pourquoi pas. (Ca va être drôle..)

En ce qui cocerne le lieu, c'est une très bonne nouvelle que Terres d'Ouest puisse accueillir.

Maintenant, le nerf de la loose, l'argent:
-Il y aura le déplacement, pour la plupart des personnes (essence, poches à vomis pour ceux qui montent avec krug', etc)
-La possible location d'un costume trois pièces, chapeau melon et bottes de cuir.
-Le repas. Perso, je suivrai plus l'idée de Fnou, dans le sens du repas participatif - Même si l'accord avec la soirée standing n'est pas flagrante, le fait de devoir débourser un peu trop pour un traiteur (et un peu trop arrive vite pour le commun des mortels) serait, c'est certain, rebutant. Cependant, à partir du 2 novembre (lorsque nous connaîtrons le nombre exact de personnes participantes) il sera toujours possible de faire un devis auprès d'un ou deux traiteurs. Si cela ne nous convient pas, il nous reste encore largement le temps de se prévoir un menu participatif (Mais qui aurait quand même la classe car se serait les ultimates cuistots de chaque asso qui seraient au fourneau :p )
-Les frais annexes: La location de la salle, devrait être, à mon avis, le seul vrai frais annexe. Pour tout ce qui est ambiance (Décorations, musique, etc), il doit être possible, comme le dit Petit Coeur, de piocher dans nos contacts. Afin de s'en assurer, une liste du matériel nécessaire pourrait être créée, puis diffuser au sein des assos pour que ceux qui ont ou peuvent avoir le fasse savoir. Ce qui serait manquant entrerait alors dans les frais annexes.

-Pour les contacts sur l'évènement, la liste dans le premier message de ce sujet sera mise à jour. Le mieux serait bien entendu d'y apporter en parallèle le nombre de personnes qui viennent.
Ex: Trollistes (11) [Anima, yannosh, krugger + Justine, Aurélien + Nyfani + Minitroll, Bwakosaure + Attila, etc ]
(Concernant "mes contacts", je n'y aurai accès qu'après mon réaménagement, soit certainement après Alors...Jouons!)

c'est qui Justine ?

Justine c'est ma bouilloire
justine

Je peux te la prêter si tu veux .

je rejoins Fnou sur le fait qu'au final, ce qui nous intéresse le plus, est de réunir une max de personnes pour s'amuser ensemble.
Donc si le coté buffet fait trop chére et priverait des gens de venir, autant abandonner l'idée de suite. Nous pourrions en effet nous en sortir avec une bonne répartitions des taches inter-assos ( qui amène quoi ?, pour la bouffe comme pour le reste ).
Il faut savoir aussi que ce projet bénéficie au final du aide calendriel( oui, ça se dit ) puisque le 31 est un vendredi, ce qui laisse 2 jours au personnes pour récup et rentrer pépère, sans courir à cause du taf.

Pour le moment, je pense que nous devrions concentrer nos efforts sur la comm de l'event, finir de prévenir les assos pas encore au courant, et motivé un max de monde pour le projet et ce qu'il pourraient y apporter .

pour le moment, nous serions 7 membres + amis soit 15 pers

petite info, la mairie de Tarbes ne prête pas de salle pour le 1er, nous cherchons donc du coté des salles des fêtes proches, nous avons 4 pistes pour le moment ...

Merci pour les informations petit cœur.

pour ma part je suis ravis d'avoir soulever quelques lièvres.

pour l'ambiance je suit l'idée de la tenus standing (mais avec ma barbe ça va moins le faire)

pour le repas le fait que chacun amène un truc je trouve ça pratique pour la préparation le jour J.

pour la finance je suis tout a fait d'accord moins c'est couteux et mieux c'est, la barre des 50e euro était vraiment le grand maxi pour une tel occasion donc 30€ c'est plus que raisonnable.
par-contre je voudrais qu'on évite les histoires du genre certain vont y mettre plus de sous que d'autre (trajet exclus évidement) donc si on peu trouver une solution pour ça, du genre interdiction de dépenser plus de 20€ par personne quand vous faite la préparation et on fait les comptes avant pour que tout le monde soit au même tarif après !

si tout le monde est en tenue de James bond ....... les filles aussi (jolie robe de soirée) !! ya pas de raison ( je préfère le préciser au cas ou)

le thème pourrais être un bal au consulat des état unis en Égypte avec plein d'espion!!!! plein ! plein !

russe, écossais (je me mettrais en kilt je pense pour cette soirée ) , japonais ( avec le col Mao ) etc, etc !

pour les décors on pourrais avoir du champagne ( pas trop cher) les boisson non alcoolisée pourrais être caché dans des bouteille vide de bourbon ou de whisky , deux trois nappe blanche acheté chez taty pour faire illusion de belle nappe et des coupelle de fruits (comme dans les film ) avec de la musique barbante (en début de soirée histoire de mettre l'ambiance de monsieur l'ambassadeur )


etc etc ........ On et tous des rolliste !! jouons les plus grand rôle de nos histoire , après quand on serra tous bourrée on fera plus trop semblant mais a ce niveau la d'alcool on s'en fichera éperdument



cordialement armadeus

très bonnes idées armadeus !

pas bête du tout . . .sympa même ^^

nous avons fait des courrier et/ou prit RDV pour les salles, ça avance

ça se rassemble aussi, nous venons de passer à 30 de notre coté, la faute aux ami(e)s qui veulent venir !!!

allez, tous ensemble ...

Bonjour,

serait il possible d'avoir un point chaque début de semaine sur l'avancer de la prépa de l'événement par assos ???

pour nous, nous avons réussi à élargir le champ de nos recherches de salle, et attendons plusieurs réponse. 3 personnes se sont rajouté à notre effectif de participants.

coté Trolliste ça bouge pas vraiment ses fesses donc je vais devoir monter d'un cran encore !

faudrait prévoir une AG exceptionnelle pour les trollistes pour voir qui serais susceptible de venir et quel finance on peux mettre , ca serais le mieux pour sensibiliser tout le monde



cordialement armadeus

Nous on est partants à 100%, si on peut aider, c'est avec plaisir !!

CandyxxxTeam a écrit:

Nous on est partants à 100%, si on peut aider, c'est avec plaisir !!

le forum est en partie fait pour ça donc si vous avez des idées, remarques, etc.. lancez vous.

ps pour tout le monde: il a y un autre sujet qui traine pas loin sur lequel on peu "s'inscrire" afin de tenir a jour le nombre de gens présent.